会員名簿を作成、活用することは違法にはあたりません
一定の目的をもって組織された団体であれば、名簿によりお互いに会員の情報を共有し、組織の運営に活用することは当然のことであり、また必要不可欠なことです。個人情報保護法はこれらを妨げることを目的とした法律ではありません。
自治会・町会の場合でいえば、個人情報保護法は会員名簿を作成、利用することを禁止するものではなく、会員名簿を作成、利用する際に法令を遵守することを求めたものであるといえます。
個人情報保護法の目的
個人情報保護法は個人を特定できる情報の不正取得や目的外の利用を禁じ、情報漏えいを防ぐことを目的としてつくられました。
個人情報保護法を遵守する五つのポイント
個人情報保護法を遵守するポイントは大きく5つにまとめられます。
- 情報取得の際に利用目的を本人に通知する。
- 本人の同意なしに利用目的以外に個人情報を使用してはいけない。
- 本人の同意なしに第三者に個人情報を提供してはいけない。
- 情報漏えいを防ぐために必要かつ安全な措置をとる。
- 本人からの請求により個人情報の開示、訂正又は利用停止を求められた場合には、合理的な期間内に速やかに対応する。
会員名簿を作成、利用する上で必要な措置について
法の規制対象となる自治会・町会はもちろんのこと、規制対象にあたらない自治会・町会においても、個人情報の取扱いについて適正な措置をとることが望ましいことはいうまでもありません。
具体的な一例としては、
- 会員名簿に掲載する氏名・住所・電話などを会員に提供してもらう際には、利用目的などをはじめとする法令の求める事柄について、しっかりと明示した回覧用紙使用し、必ず本人又は本人から委任を受けた方に記入してもらう。
- 予備用の会員名簿は、自治会会館や自治会役員の自宅などで書棚や部屋を常時施錠して保管するなどして、特定の管理者以外の者が容易に接触できない環境を整える。
などということになります。
このように法令の求める事柄にきちんと対応する事は、時代の要請としてますます重要になっています。
当社では顧問弁護士の指導・助言に基づき、自治会・町会が適法かつ適正に会員名簿を作成、利用できるよう十分な対応をしていますので、安心してご用命ください。
また、会員名簿の作成、利用に関して不明・不安な点についてはお気軽にご相談ください。