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会員名簿作製 における 個人情報 の取り扱いについて

 

当社では自治会・町会の会員名簿作製における個人情報の取扱いについて、個人情報保護法の遵守、ならびに当社の個人情報保護方針の目的達成に努めるにあたり、下記の事項を行っています。 

個人情報の取扱いに関する誓約書を提出しています


 当社は自治会・町会から、会員名簿の編集、印刷、製本を委託される際に「個人情報の取扱いに関する誓約書」を提出しています。

 

お預りした個人情報は名簿製作以外の目的には一切使用しません


 自治会・町会から会員名簿製作のために委託された会員の個人情報は、会員名簿製作の目的のみに使用し、その他の目的には一切使用しません。

 

必要部数以外の会員名簿は一切製作しません


 当社が製作する会員名簿の部数は、自治会納品分(会員数+予備分)、広告主分(広告の協賛金を会員名簿の製作の費用に当てた場合)〔自治会・町会の自費出版の場合は除く〕、次回製作用の当社保管分3冊、の合計部数です。
 それ以上の部数は一切製作しません。
(作業工程上のロスを勘案し、納品部数を若干上回る数量の印刷を行いますが、本ページ内の「社内におけるセキュリティの堅持について 4.」の処理にて対応しています)

 

会員名簿個人情報問い合わせ窓口の設置


 当社が製作を委託された自治会、町会会員名簿には、当社が設置する会員名簿個人情報問い合わせ窓口の電話番号を明記して納品します。名簿の個人情報についての会員の方からの問い合わせには、まず当社にて対応します。

 

個人情報保護管理者、監査責任者の設置


 当社は個人情報の取扱いにあたり、個人情報保護管理者、監査責任者を設置し、法令の遵守並びに当社の個人情報保護方針の目的達成に務めます。

 

お預りした会員名簿の個人情報は第三者に開示、提供しません


 当社は法的根拠に基づく請求があった場合を除いては、個人情報を第三者に開示、提供しません。

 

業務委託について


 当社は、業務を円滑に進める為、業務の一部を業務委託し、業務委託先に対して、必要な範囲で個人情報を提供する事があります。この場合、委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約を締結すると共に、適切な管理を行い個人情報の保護に努めます。

 

社内におけるセキュリティの堅持について


当社では個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等を防止するため、以下の対策を講じています。

 1.個人情報を取り扱う全従業者が自らの負う個人情報保護の守秘義務を認識し、適切に個人情報を取り扱うように管理します。

 2.コンピューターの外部とのネットワーク接続を悪用した、第三者による個人情報への接触を防ぐために、コンピューターには情報セキュリティ対策を施します。
また、会員名簿の編集に使用するコンピューターは外部とのネットワークから完全に独立させ、物理的に第三者がネットワークを介して個人情報へ接触できないように対策を施しています。

 3.お預りした個人情報は施錠された専用の部屋で保管され、個人情報管理責任者の管理のもと業務に使用します。

 4.個人情報の有無を問わず、名簿の内容が残留した産業廃棄物(余った印刷済み用紙や印刷後の版など)は、公営のごみ焼却場の焼却炉に直接投棄し廃棄処分します。

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